In einem Projekt Digitalization HR ergeben sich folgende zentrale Handlungsfelder und Entwicklungsbereiche:

Überprüfung und Anpassung

• des Zielbilds des HR Bereichs
• des Geschäftsmodells des HR Bereichs
• des Serviceangebots des HR Bereichs
• der vorhandenen und benötigten Kompetenzen
• der personalwirtschaftlichen Organisationstruktur
• der personalwirtschaftlichen Prozesse
• der personalwirtschaftlichen IT Systeme
• der Grundsätze und Grundlagen Datenschutz inkl. nötiger Weiterentwicklung kollektiver Regelwerke

Die neueste technologische Entwicklung erweitert die digitalen Personal Services um mobile/Smartphone Lösungen, Big Data, Gamification, kollaborative Arbeitsplattformen, intelligente Feedbacksysteme, Lösungen für die Personal- und Teamentwicklung in virtuellen Gruppen und neuen Verfahren zur Leistungsbeurteilung und Personalauswahl auf Basis von Expertensystemen. Daraus  resultiert die Notwendigkeit einer Konzeption und Weiterentwicklung von Analytics, künstliche Intelligenz und Robotik.

Ein Digitalisierungsprojekt Personal sollte folgende Teilprojekte umfassen:

• Change Management
• Organisation des HR Bereichs
• Prozesse des HR Bereichs
• HR IT

Folgender Projektinhalt könnte Auftrag für die Teilprojektteams werden:

Change Management

Aufgrund der tiefgreifenden Änderung des Geschäftsmodells des HR Bereichs, das in der Dimension vergleichbar ist mit dem Wechsel vom Einzelhändler in der Stadt zum Onlinehändler, ist es notwendig dem Thema Change Management eigenen Raum und ein eigenes, professionell geführtes Teilprojekt zu geben.

Das Teilprojekt erhält sowohl den Auftrag den Veränderungsprozess innerhalb des HR Bereichs als auch die Veränderung innerhalb der Organisation zu gestalten und zu begleiten.

Die nötige Veränderung innerhalb der Gesamtorganisation, hier insbesondere die u.E. nötigen Nachjustierung des Selbstverständnis der Führungskräfte sowie der Rollen Leiter einer Einheit, Führungskraft und Mitarbeiter, stellt eine nicht nur das Projekt Digitalisierung der Personalarbeit betreffende Haltungsänderung und somit Herausforderung eines kulturellen Wandels dar. Hier kann und muss der HR Bereich im Rahmen des eigenen Digitalisierungsprojekts agieren, unabhängig davon aber auch in seinem Gestaltungsauftrag der Organisationsentwicklung übergreifend im Rahmen der Gesamtinitiative Digitalisierung.

Organisation des HR Bereichs

Neue Basistechnologien und Arbeitsstrukturen professionalisieren die Services Personal. Das Teilprojekt erhält den Auftrag die Arbeits- und Teamstrukturen der Service-Organisation Personal basierend auf den Möglichkeiten der neuen Technologien zu überprüfen und anzupassen.

Folgende Prämissen könnten beispielsweise zu Grunde gelegt werden:

• Die Geschäftsprozessanteile von Personal Services werden als integraler Bestandteil eines Mitarbeiter Portals in Mitarbeiter und Manager Self Services abgebildet.
• Fragen, Beratungen und Sonderaufgaben werden vorgangsbezogen ticketgesteuert bearbeitet.
• Die Kundenkommunikation wird im Workflow dokumentiert und die Servicequalität laufend mittels Key Performance Indikatoren (KPI) gemessen.
• Die Nähe zur Belegschaft soll erhalten und der persönliche Kontakt zu Mitarbeitenden gefördert werden.

Prozesse des HR Bereichs

Die personalwirtschaftlichen Prozesse bilden eine moderne Service Organisation Personal ab. Die relevanten Kernpunkte sind neben dem Bekenntnis, die neuen technologischen Möglichkeiten nutzen zu wollen, vor allem:

• Die Verschlankung der personalwirtschaftlichen Prozesse u.a. durch Abschaffung verzichtbarer Prozessschritte oder -beteiligter und unnötiger Kontrollen
• Die Herstellung der Entscheidungs- und Handlungsfähigkeit von Mitarbeitenden und Vorgesetzten u.a. durch Bereitstellung aller prozessrelevanten Informationen
• Die Bereitstellung unmittelbar verfügbarer vorgangsbezogener Hilfe und Beratung u.a. durch WiKi, Chat oder auch telefonisch

Das Teilprojekt erhält den Auftrag unter vorgenannten Prämissen die Prozesse des HR Bereichs zu überarbeiten.

Anmerkung: Alternativ zu aufwändiger Prozesserhebung und -redesign kann auf Basis der verfügbaren Angebote die Projektierung mit vordefinierten Workflows Personal und standardisierten Rollendefinitionen empfohlen werden. Prozessuale und fachliche Besonderheiten werden im Rahmen eines Rollouts auf die unterschiedlichen Organisationen und Gesellschaften erkannt und berücksichtigt.

HR IT

Das Teilprojekt erhält den Auftrag abhängig von der Grundsatzentscheidung Weiterentwicklung des Bestehenden oder Neuimplementierung die entsprechenden Systeme aufzubauen.

Wesentlicher Aspekt für ein Gelingen sind:

• Die technologische Durchlässigkeit zu den personalwirtschaftlichen Basissystemen (u.a. Stammdatenverwaltung, Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft) und etwaigen zusätzlichen IT-Applikationen Personal sicher zu stellen.
• Um einen funktionierenden Datenschutz zu schaffen, wird die Unternehmensorganisation zentral abgebildet. Es werden alle Organisationseinheiten, Hierarchiestufen, Funktionen und Rollen und deren Verhältnis zueinander erfasst und zugeordnet. Es wird ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept umgesetzt. Der Datenschutz, inklusive etwaiger Löschkonzepte, wird von Anfang an berücksichtigt.
• Die mobilen Services via mobile App und das auch von außerhalb der Unternehmens-Firewall erreichbare Mitarbeiter Portal sind als Akzeptanzfaktor und ein wesentlicher Baustein zum Heben weiterer Leistungsvorteile.
• Um die sichere Nutzung von Mitarbeiter Portalen über mitarbeitereigene Geräte wie Smartphones oder Tablets zu ermöglichen können Mobile Device Management Systeme (MDM) eingesetzt werden.

Leuchtturmprojekte vs. nötige Grundlagenarbeit

Um einen schnellen und sichtbaren Erfolg zu erzielen bestünde die Möglichkeit ein interessantes Teilgebiet (z.B. die Zeitwirtschaft oder das Recruiting) mit einer Digitalisierungsinitiative zu starten. Vom Grundsatz bestehen keine Bedenken dies zu tun.

Zu beachten ist allerdings, dass

• im ersten Schritt die Grundlagen für einen gesicherten Datenschutz gelegt werden müssen
• die Grundsatzentscheidung für eine technologische Plattform bzw. ein generelles Vorgehen getroffen sein sollte, oder zumindest das Bewusstsein vorhanden sein muss, dass die gewählte Plattform ggf. zu späterem Zeitpunkt gewechselt werden muss
• die nötige Veränderung (Mindset, Rollen) innerhalb der Gesamtorganisation auch bzw. insbesondere für diese Art von Projekten ebenfalls im Fokus sein muss.

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